Dokumenty
Klauzula informacyjna RODO
dla uczestników wydarzenia Butem Przez Noc oraz osób zapisujących się na newsletter
1. Dane administratora
| Pole | Treść |
|---|---|
| Organizator | DUŻE-M – Adrian Mikołajewicz Podlaskie Centrum dla Mężczyzn |
| Właściciel / osoba reprezentująca | Adrian Mikołajewicz |
| NIP | 5421301032 |
| REGON | 050815737 |
| Adres siedziby / adres do korespondencji | Św. Jerzego 43/60 m4 15-349 Białystok |
| E-mail organizacyjny | adrian.mikolajewicz@duzem.org |
| Telefon organizacyjny | 508 121 812 |
2. Cel dokumentu
Niniejsza klauzula informacyjna wyjaśnia, w jaki sposób organizator wydarzenia „Butem Przez Noc” przetwarza dane osobowe uczestników, osób zapisujących się na wydarzenie osób kontaktujących się z organizatorem w sprawie wydarzenia, osób zapisujących się na newsletter oraz osób odwiedzających stronę internetową (pkt 12).
3. Zakres przetwarzanych danych
- imię i nazwisko uczestnika,
- numer telefonu,
- adres e-mail,
- informacja o statusie zgłoszenia i płatności, jeżeli wydarzenie jest odpłatne,
- informacja o obecności na wydarzeniu,
- dane osoby do kontaktu w nagłej sytuacji, jeżeli uczestnik poda je dobrowolnie,
- korespondencja z uczestnikiem dotycząca wydarzenia,
- wizerunek uczestnika utrwalony na zdjęciach lub nagraniach wyłącznie wtedy, gdy uczestnik wyrazi osobną zgodę albo gdy publikacja mieści się w dozwolonych wyjątkach przewidzianych przepisami prawa.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania
| Cel przetwarzania | Zakres danych | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| przyjęcie zgłoszenia, prowadzenie listy uczestników, kontakt organizacyjny, realizacja udziału w wydarzeniu | imię, nazwisko, telefon, e-mail, status zgłoszenia, obecność | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – działania związane z udziałem w wydarzeniu / wykonanie usługi |
| zapewnienie sprawnej organizacji, bezpieczeństwa grupy i kontaktu w razie zdarzenia | dane kontaktowe uczestnika, opcjonalnie dane osoby do kontaktu w nagłej sytuacji | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora |
| rozliczenie płatności, faktury, księgowość i obowiązki podatkowe | dane identyfikacyjne, dane rozliczeniowe, potwierdzenia płatności | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny administratora |
| ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń oraz dokumentowanie istotnych zdarzeń organizacyjnych | dane uczestnika, korespondencja, informacje o przebiegu zdarzenia | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora |
| publikacja zdjęć i nagrań z rozpoznawalnym wizerunkiem uczestnika w celach informacyjnych, promocyjnych i dokumentacyjnych | wizerunek, ewentualnie głos utrwalony w nagraniu | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda uczestnika oraz zgoda na rozpowszechnianie wizerunku |
| wysyłka newslettera oraz informacji o przyszłych spacerach, wydarzeniach, projektach i ofertach DUŻE-M na adres e-mail | imię i nazwisko (jeśli zostały podane), adres e-mail | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; zgoda na otrzymywanie informacji handlowych drogą elektroniczną (art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej) |
| przesyłanie SMS-ów oraz kontakt telefoniczny z informacjami o przyszłych spacerach, wydarzeniach, projektach i ofertach DUŻE-M | imię, nazwisko, numer telefonu | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda; zgoda na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych do marketingu bezpośredniego (art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej) – osobno dla SMS-ów i dla rozmów telefonicznych |
5. Odbiorcy danych
Dane mogą być przekazywane wyłącznie w zakresie potrzebnym do organizacji wydarzenia lub wykonania obowiązków prawnych, w szczególności:
- osobom współpracującym przy organizacji wydarzenia, ale tylko w zakresie niezbędnym do realizacji ich zadań;
- podmiotom obsługującym narzędzia techniczne – w szczególności Google (Formularze Google, Arkusze Google, Dysk Google oraz poczta Gmail w domenie duzem.org), a także dostawcom komunikatorów lub systemów płatności;
- biuru rachunkowemu lub innym podmiotom wspierającym rozliczenia, jeżeli wydarzenie jest odpłatne;
- ubezpieczycielowi – w zakresie ubezpieczenia NNW uczestników;
- dostawcy narzędzia do wysyłki newslettera oraz, jeżeli będzie używana, dostawcy usługi wysyłki SMS – wyłącznie w zakresie danych osób, które wyraziły na to zgodę;
- służbom ratunkowym, podmiotom medycznym albo organom publicznym, jeżeli będzie to konieczne ze względu na bezpieczeństwo, przepisy prawa lub zdarzenie wymagające interwencji;
- odbiorcom mediów społecznościowych, jeżeli uczestnik wyrazi zgodę na publikację wizerunku, a materiały zostaną opublikowane.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Jeżeli organizator korzysta z narzędzi takich jak Google, Meta/Facebook, Instagram, TikTok, poczta e-mail, formularze online lub inne usługi internetowe, dane mogą być technicznie przetwarzane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku organizator korzysta z rozwiązań przewidzianych w RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych lub innych mechanizmów ochrony danych stosowanych przez dostawców tych usług.
7. Okres przechowywania danych
- dane zgłoszeniowe i organizacyjne: przez okres przygotowania wydarzenia, jego realizacji oraz czas potrzebny do rozliczenia i zabezpieczenia ewentualnych roszczeń;
- dane księgowe i rozliczeniowe: przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i rachunkowego;
- korespondencja organizacyjna: przez okres potrzebny do obsługi sprawy oraz ewentualnej obrony roszczeń;
- zgody na wizerunek i materiały promocyjne: do czasu wycofania zgody albo do czasu, gdy materiały przestaną być wykorzystywane zgodnie z celem, dla którego zostały przygotowane;
- dane osoby do kontaktu w nagłej sytuacji: nie dłużej niż przez okres potrzebny do organizacji danego wydarzenia, chyba że wystąpi zdarzenie wymagające dłuższego przechowywania dokumentacji.
- dane do newslettera, SMS-ów i kontaktu telefonicznego: do czasu wycofania danej zgody albo rezygnacji z newslettera.
8. Prawa osoby, której dane dotyczą
Uczestnik ma prawo do:
- dostępu do swoich danych,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych w przypadkach przewidzianych przez RODO,
- ograniczenia przetwarzania,
- przenoszenia danych, jeżeli ma to zastosowanie,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie administratora,
- cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Dobrowolność podania danych
Podanie danych jest dobrowolne, ale dane wskazane jako niezbędne do zapisów, kontaktu organizacyjnego, listy uczestników i rozliczenia wydarzenia są konieczne do udziału w wydarzeniu. Brak podania tych danych może uniemożliwić udział w wydarzeniu.
10. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Dane uczestników nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, które wywoływałoby wobec uczestnika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływało.
11. Kontakt w sprawach danych osobowych
W sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się z organizatorem:
E-mail: adrian.mikolajewicz@duzem.org
Telefon: 508 121 812
Adres korespondencyjny: Św. Jerzego 43/60 m4, 15-349 Białystok
12. Strona internetowa butemprzeznoc.duzem.org
Ten punkt dotyczy osób, które tylko odwiedzają stronę, bez zapisu na spacer czy newsletter.
- Strona nie używa plików cookies, narzędzi analitycznych (statystyk odwiedzin) ani pikseli reklamowych i nie śledzi odwiedzających.
- Przy wyświetlaniu strony dostawca hostingu – Cloudflare – przetwarza adres IP i podstawowe dane techniczne przeglądarki, aby dostarczyć stronę i chronić ją przed atakami oraz nadużyciami. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes administratora – działanie i bezpieczeństwo strony).
- Licznik wolnych miejsc pobiera jedną liczbę z Arkusza Google, a piktogramy mediów społecznościowych ładują się z publicznej sieci jsDelivr. Przy tym Google i jsDelivr otrzymują adres IP odwiedzającego. Nie przekazujemy im żadnych innych danych. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
- Czcionki są przechowywane na naszym serwerze, więc ich wyświetlenie nie przekazuje danych do Google.
- Jeśli włączysz tryb „czerwone światło”, przeglądarka zapamięta to ustawienie w pamięci lokalnej Twojego urządzenia. Służy to wyłącznie funkcji, którą sam(a) włączasz (art. 399 ust. 3 pkt 2 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej). Możesz je usunąć, czyszcząc dane strony w przeglądarce.
- Formularz zapisu na newsletter na stronie otwiera program pocztowy z gotową wiadomością. Dane z wysłanej wiadomości przetwarzamy w celu wysyłki newslettera, na zasadach opisanych w pkt 4 i na stronie Zasady newslettera.
- Dane techniczne u dostawców usług są przechowywane przez krótki okres potrzebny do działania i ochrony strony, zgodnie z zasadami tych dostawców. Mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym na zasadach opisanych w pkt 6.